Tutte le volte che ci si prepara per partecipare a una fiera all’estero scatta il panico dell’ultimo minuto. Di certo abbiamo dimenticato qualcosa. I campioni sono stati spediti? I documenti sono a posto? I biglietti aerei? I cataloghi in inglese?
Pensandoci adesso, lontani dall’urgenza, scopriamo che l’investimento che facciamo merita scelte accurate, sia nella fiera di settore giusta per il nostro business, sia per tutte le azioni ben precise che dobbiamo pianificare per sfruttare al massimo i pochi giorni a disposizione.
Infatti dobbiamo evitare che i giorni in fiera siano caotici e inconcludenti e invece cogliere tutti quei momenti preziosi in cui i possibili clienti ci passeranno davanti o si siederanno al tavolo con noi.
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Matteo, quali sono le domande decisive che dobbiamo farci prima di partire per una fiera all’estero?
Dobbiamo programmare dettagliatamente il contenuto che si vuole mettere in evidenza durante l’evento chiedendoci:
- Quali sono i prodotti che vogliamo presentare?
- Quali quelli già di successo o invece nuovi?
- Come vogliamo presentarci?
- Abbiamo previsto delle brochure in inglese e tedesco, dei cataloghi?
- Ci siamo ricordati dei biglietti da visita?
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Quello che ci mette in tensione prima di partire e durante la fiera è sempre il tempo. Come dobbiamo gestirlo?
Le tempistiche organizzative da rispettare sono importantissime. Sia per ciò che riguarda la prenotazione per tempo dello spazio in fiera, contattando l’ente che la organizza, sia per la preparazione dei materiali e la prenotazione del viaggio dai 6 ai 9 mesi prima. Così quando saremo in fiera saremo liberi di dedicare il tempo solo ai possibili clienti. O al limite a buttare un occhio sulla concorrenza…
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Una fiera all’estero è importante anche sotto l’aspetto “fisico” e logistico vero?
Certamente. Sono decisivi l’allestimento dello stand e anche il suo aspetto meramente logistico:
- Dobbiamo concepire lo stand da realizzare;
- Vanno acquistati tutti i prodotti che servono a realizzarlo;
- E poi c’è da procedere con la costruzione vera e propria in fiera.
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Una volta che siamo in fiera come dobbiamo comportarci dal punti di vista pratico?
Quando saremo in fiera non dovremo stare seduti in attesa della visita di qualche curioso. Dovremo essere dinamici ed invitare i visitatori a fermarsi presso il nostro stand.
Quindi dovremo attirare il cliente in maniera gentile e discreta; saperlo ascoltare e rispondere alle sue necessità, senza troppi tecnicismi che dimostrano quanto ne sappiamo più di lui.
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Come si conclude bene una fiera?
Una fiera non finisce con l’ultimo giorno, quando si prende l’aereo di ritorno. Infatti la fase fondamentale, troppo spesso trascurata, è dare subito seguito ai contatti avuti.
Al rientro vanno immediatamente elaborati e registrati i dati ricevuti dai feedback dei clienti: dal contatto con i prospect alle eventuali vendite direttamente ottenute in fiera o subito dopo.
Con una mail può essere utile fissare subito un nuovo incontro con il cliente, o anche un semplice contatto telefonico o via skype. Non va mai commesso l’errore di rimandare o pensare di non “lavorare” i contatti avuti. Altrimenti la partecipazione alla fiera sarà stata una perdita di tempo e di risorse.
Per informazioni:
Matteo Campari
matteo.campari@artser.it
Ufficio Estero – Area Business
0332 256290